Organiser plusieurs soumissions sans manquer une échéance

Pour chaque consultation retenue, écrivez la date et l’heure d’ouverture, puis trois jalons en arrière : fin de la rédaction, relecture par une autre personne, dépôt avec une marge d’au moins une demi-journée. Ajoutez la date limite pour poser une question si vous en avez une : au moins sept jours avant l’ouverture pour qu’elle soit recevable (article 25).

Si deux ouvertures tombent le même jour, ne comptez pas sur le même signataire pour les deux dépôts électroniques à la même heure. Décalez le premier dépôt, ou renoncez à l’un des deux avec la grille de décision.

• Un responsable du dossier : il sait où est la dernière version et si le règlement a été modifié.
• Un signataire habilité : ce n’est pas forcément le rédacteur.
• Une personne de relecture, absente de la rédaction, la veille du dépôt.

Le nom du responsable figure sur le tableau, pas seulement dans un message. En son absence, une autre personne doit pouvoir trouver le règlement, le bordereau et l’état de la caution.

Enregistrer une recherche sur MarchéPro, depuis la liste des marchés publics, évite de ressaisir les mêmes filtres. Cela demande un compte. Cette recherche ne sait pas si votre caution est prête ni si le PDF a été signé. L’espace de gestion des soumissions, lorsqu’il tourne en démonstration, enregistre des données fictives dans le navigateur : ne lui confiez pas la seule copie de vos échéances.

• Un seul fil de discussion pour tous les marchés, sans date d’ouverture en objet.
• La dernière version du bordereau dans une boîte mail personnelle.
• Découvrir un rectificatif le jour du dépôt parce que personne n’a rouvert le portail.
• Compter sur une alerte sans avoir nommé un responsable.